令和時代にまだ契約書を書面契約をしてるの?電子契約サービスに「freeeサイン」がオススメな理由




どうも。 
フリーランスでグラフィック・web制作をしている名もなきデザイナーshoji@です。
 

※この記事には一部PRが含まれます

 

フリーランスで仕事をしているとクライアントから書面で契約書を求められる事があります。

またその逆で、こちらからクライアントに契約書を依頼する場合もあります。

ただ書面で契約をするのってとても面倒臭いです。

「文章考える→冊子みたいに製本したやつを2冊作る→割印する→郵送する→相手の捺印済みの契約書を返送してもらう」

うん、すごく面倒です。

今まで契約は書面で契約するのが当たり前でしたが、最近は電子契約が主流になりつつあります。

ちなみに印鑑登録制度があるのは先進国で日本だけだそうです。笑

 

電子契約とは?書面契約との違いについて

まずは電子契約について簡単に説明を。

電子契約とはpdfなどの電子文章に電子サインや電子署名を付与して締結する契約の事です。

書面契約との大きな違いは、「ネット上で契約を締結する=契約書は電子データ」「書面で契約を締結する=契約書は紙の現物」となるのが大きな違いです。

もちろん書面を必要としない電子契約でも法的効力はあります。

 

電子契約を使うメリットと回避出来るリスクについて

契約書が紙の現物から電子データに変わる事で様々なメリットが生まれたり、リスクを回避する事が可能です。

電子契約を使うメリットとは

  • 契約書を製本しなくても良い
  • 配送(返送)する必要がない
  • サーバー上に保管できるので物理的な保管場所が必要ない
  • 契約書を紛失するリスクがない
  • 収入印紙が必要ない
  • それらに伴うコスト・時間の削減

 

電子契約を使うと回避出来るリスクについて

  • 保管場所が分からなくなる・契約書の紛失
  • 紙の経年劣化・破損・汚れ・破れなどによって記載項目が読めない
  • 災害(火災・水害・地震など)による消失
  • 盗難や不正流出
  • 改ざん

 

メリットやリスク回避について、ざっと考えただけでもこれだけ挙げられます。

 

電子契約のデメリットについて

ただ現時点で考えられるデメリットもあります。

書面での作成が契約の成立要件となっている場合がある

特に古い体質の企業で多いのが、書面での契約しか受け付けてもらえないという場合です。

電子契約自体に何色を示される事もありますし、電子契約が一般的に浸透・普及するまでは断られる可能性があります。

 

システムの導入に慣れるまで時間が掛かる

電子契約のシステムを導入したとしても、使い方に慣れるまでや使い方を他人に教えるまで時間が掛かる可能性があります。

ただ使い方に慣れれば紙の契約書を作成するよりもスムーズに契約が行えるので、長い目で見れば全く問題はありません。

 

コストが合わない場合もある

電子契約サービスを利用するには一般的に月額契約が必要です。

毎月の契約書の発行数が少なければ、1契約書あたりの単価が上がってしまいます。

コストの面だけで考えると、発行数がある程度増えてからの方が良いかもしれません。

 

複数ある電子契約サービスから「freeeサイン」を選ぶメリット

さて、そんな便利な電子契約サービスは複数ありますが、その中でも「freeeサイン」がとても便利です。

「freeeサイン」を選ぶメリットについて説明したいと思います。

フォルダ分け機能

自由にフォルダ作成をして見やすく整理する事が可能です。

フォルダの階層分けにも対応しているのが便利ですね。

 

閲覧制限機能

Proプランから閲覧制限が設定出来るので、内部統制・セキュリティーがしやすいです。

 

退会してもデータが残る

他の電子契約サービスは退会してしまうと締結した契約書が削除されてしまうのが一般的です。

そのため退会日までに全ての契約書をダウンロードしておく必要がありますが、「freeeサイン」の場合有料会員でなくなってもデータが残されているので、いつでお締結した契約書を閲覧する事が可能です。

 

豊富なテンプレート

秘密保持契約や雇用契約など合計35種類が用紙されています。

テンプレートは弁護士監修なので安心して利用できます。

 

従来課金が必要なし、個人事業主であれば月額980円から使える

他の電子契約サービスは契約書の枚数や容量によって従来課金される場合がありますが、「freeeサイン」は電子署名での締結を除いて定額料金で使えます。

また個人授業主っであればたったの月額980円から使えるのも嬉しいですね。

 

導入時のフォローや迅速なサポート

システム導入時の機能説明・操作説明のフォローや、電子契約の運用方法も提案してくれます。

また導入した自社だけでなく契約相手へのサポートもしてもらえるので、自社で契約相手へのフォローを行う必要がありません。

 

他のfreeeアカウントと連携

利用中のfreee共通ID・パスワードにてログインが可能です。

書類作成・管理などをさらに連携できるよう準備中との事なので、今後もさらに期待が出来ます。

 

「freeeサイン」の料金について

「freeeサイン」の料金は合計5つのプランが用意されています。

公式サイトから引用

 

公式サイトから引用

 

まとめ

未だにFAXでやり取りをしている企業も普通にあるので、電子契約が一般的に普及するには少し時間が掛かるかもしれませんが、少しでも早く電子契約が当たり前になって欲しいですね。

だって書面の契約書は面倒ですもん。

契約書の発行が多い企業・業務の方で、これから電子契約への移行を考えられている方は「freeeサイン」をチェックしてみてください。

 

「freeeサイン」公式サイト

 

 

 

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